Series y Correlativos
Configura las series y correlativos con los que se numeran los comprobantes de venta (Nota de venta, Boleta, Factura, Notas de Credito/Debito) y la Guia de Remision de despacho. Cada combinacion de sede + tipo de comprobante necesita su propia serie configurada antes de poder emitir ese tipo de documento desde esa sede.
Configurar una serie
- Sede: a que sucursal pertenece esta serie.
- Tipo de comprobante: Nota de venta, Boleta, Factura, Nota de Credito o Nota de Debito.
- Serie: el codigo alfanumerico (ej. "B001", "F001") con el que arrancan los numeros de esa serie.
- Correlativo actual: el ultimo numero emitido -- el siguiente comprobante tomara el numero inmediato posterior.
La pantalla muestra cuantos comprobantes ya se emitieron con cada serie. Una serie que ya emitio documentos no deberia modificarse en su correlativo salvo un caso excepcional bien entendido -- cambiar el correlativo de una serie ya usada puede generar numeros de comprobante duplicados o saltados, lo cual es observable por SUNAT en una Boleta o Factura.
Para Boleta, Factura y Nota de Credito/Debito electronicas, la primera letra de la serie no es libre -- SUNAT la exige fija:
- Boleta: la serie debe empezar con B (ej. "B001").
- Factura: la serie debe empezar con F (ej. "F001").
- Nota de Credito o Debito: empieza con F si corrige una Factura, o con B si corrige una Boleta -- los otros 3 caracteres pueden ser cualquiera, no necesitan coincidir con la serie del documento que corrigen.
Una serie con otra letra inicial (por ejemplo "EB01" o "E001") puede crearse y emitir comprobantes sin ningun aviso dentro del sistema, incluso imprimirse bien -- pero SUNAT la rechaza al momento de enviarla ("dato no cumple con el formato" o similar), aunque ese mismo prefijo si haya funcionado antes emitiendo manualmente desde el portal de SUNAT. Si esto ya te paso con un comprobante confirmado, no se edita directo (una venta confirmada esta protegida) -- la correccion es emitir una Nota de Credito contra ese comprobante invalido y despues un comprobante nuevo, ya con una serie de prefijo correcto.
La Nota de venta interna y la Guia de Remision no tienen esta restriccion, porque no se transmiten a SUNAT -- su serie puede ser cualquier codigo.
Serie para "Todas las sedes" vs. una serie por sede
Al crear una serie puedes dejar el campo Sede en "Todas las sedes", o elegir una sede especifica. Esto no es solo un filtro visual -- cambia como se reparte la numeracion:
- "Todas las sedes": es un solo correlativo compartido por toda la empresa. Si SEDE PRINCIPAL confirma F001-1 y despues SUCURSAL 1 confirma una Factura, a esa le toca F001-2 (no F002-1) -- ambas sedes van sacando numeros de la misma fila, intercalados segun el orden real en que se confirma cada venta.
- Una sede especifica: esa sede tiene su propio correlativo independiente, sin mezclarse con el de otras sedes.
Con una serie compartida ("Todas las sedes"), el Registro de Ventas de cada sede (que solo muestra lo que esa sede emitio) va a tener huecos en la numeracion -- por ejemplo, SEDE PRINCIPAL veria F001-1, F001-2, F001-5, F001-7 (sin el 3, 4 y 6, que los emitio SUCURSAL 1). Eso es normal, no un error ni un comprobante perdido: esos numeros existen, solo que los emitio otra sede. SUNAT tampoco tiene problema con esto -- no exige que la numeracion de una serie sea correlativa sin saltos entre sedes.
Si prefieres que cada sede vea su propia numeracion completa y sin huecos, la forma de lograrlo es crear una serie distinta por sede (por ejemplo F001 para SEDE PRINCIPAL y F002 para SUCURSAL 1), cada una con su Sede especifica en vez de "Todas las sedes" -- no mostrando los comprobantes de otra sede dentro de la misma pantalla.
Que tipos aparecen para elegir al vender
El selector de "Comprobante" en Ventas solo ofrece los tipos que tienen aqui una serie activa -- no los cinco tipos que existen en SUNAT, solo los que tu empresa realmente usa. Por eso, si vas a trabajar unicamente con Boleta y Factura, basta con crear esas dos series y dar de baja cualquier otra que no vayas a usar (por ejemplo, la de Nota de venta interna) para que deje de aparecer como opcion.
Toda empresa nueva (incluidas las demo) nace con una serie de Nota de venta interna ya creada, arrancando en el numero 0 -- es el tipo de documento mas simple, pensado para que se pueda vender desde el primer momento sin tener que configurar nada. Si tu empresa solo va a facturar con Boleta/Factura, esa serie se puede dar de baja en cuanto crees las tuyas.
Guia de Remision (despacho de ventas)
Si tu empresa opera en flujo logistico para Ventas (el stock sale recien al registrar la guia, no al confirmar), necesitas crear aqui una serie de tipo "Guia de Remision (despacho de ventas)" antes de poder despachar nada -- esta empresa emite esa guia, asi que necesita su propia numeracion correlativa, igual que una Boleta o Factura.
Esto no aplica a la guia que llega con una compra en Recepcion de Mercaderia -- esa la emite el proveedor, no tu empresa, asi que ahi se sigue escribiendo la serie y numero tal como vienen impresos en el documento fisico del proveedor.